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C.P. Alejandro Maximiliano Alvarez Cortés
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SISTEMA DE PAGO REFERENCIADO

SISTEMA DE PAGO REFERENCIADO

2da Parte de la Organización de un Despacho Contable

Un Socio dirige el trabajo del personal de la Oficina por medio de los jefes de los distintos departamentos de la misma, y , de acuerdo con los demás socios, asigna ocupación a los miembros del personal de contabilidad. Otros empleados se ocupan en los trabajos que les asignan los jefes de los distintos departamentos. El Socio que actúa como director de la oficina está generalmente en contacto directo con las actividades del personal. Sus principales obligaciones consisten en el Despacho de la correspondencia, Firma de cheques y en revisar la facturación de los clientes por el trabajo correspondiente a los contratos perfeccionados. Los demás socios asumen la responsabilidad del trabajo del personal, bien dirigiendo los trabajos en la oficina de los clientes, si son de tal importancia que requieren su atención personal, o bien delegando su responsabilidad en inspectores o socios auxiliares, en el caso de que asuntos de mayor importancia requieran su asistencia a la oficina.

La correspondencia de los socios y de otros jefes está encomendada, en las empresas importantes a un departamento de correspondencia. Este departamento hace llegar a los contadores que tienen a su cargo un asunto determinado, la documentación que se reciba con motivo del mismo, tal como la que envían los Bancos confirmando el saldo de la cuenta de un cliente. Las actividades de este departamento se extienden también al archivo de los registros generales y de la correspondencia confiándosele también la custodia de los registros de trabajo.

El socio que tiene a su cargo la oficina general puede estar relevado de los trabajos de detalle por uno o más auxiliares. Uno de éstos se encarga de la compra de los efectos de escritorio y suministros para el uso de la oficina principal y de las sucursales.

Una buena biblioteca constituye una partida importante en el activo de una empresa profesional de contadores públicos, especialmente en el caso de que las copias de los informes de las inspecciones y trabajos de investigación realizados por la misma se trasladen del archivo a la biblioteca, una vez que han servido para su propio y adecuado objeto.

En las bibliotecas de casi todas las empresas de contadores se encuentran las diferentes revistas que se editan sobre materia de contabilidad y es un motivo de satisfacción para las empresas más antiguas el poder enseñar ejemplares antiguos de las revistas profesionales, que en algunas ocasiones son indicios de la vida comercial de la empresa.

Teniendo presente que el trabajo de los contadores públicos pone a éstos en contacto con toda clase de empresas comerciales, es muy importante disponer de la información suficiente sobre materias financieras, industriales, legislación mercantil, fiscal y contable así como administrativa.

Antes de hacerse cargo de un trabajo por cuenta de un nuevo cliente, uno de los socios se entrevista generalmente con él para tratar sobre el trabajo a realizar. El socio tiene que concretar lo que el cliente desea y quién es la persona responsable de la inspección, con objeto de que no surjan dificultades sobre el trabajo o sobre el pago que haya de hacerse por el mismo.

Al visitar por primera vez la oficina de un cliente se prepara un juego de documentos que se denomina expediente fundamental  todo cuanto se contiene en este expediente es materia a la que han de dedicar una atención preferente los contadores considerándose como indispensables los conceptos que se detallan a continuación:

-          Escritura de Sociedad

-          Estatutos

-          Actas del Consejo de Administración

-          Franquicia

-          Valor Inmaterial

-          Patentes y Marcas Comerciales

-          Valoración de Propiedades

-          Organización y Personal

Este expediente tiene un gran valor para el personal de contadores que tiene que realizar inspecciones periódicas, pues con los datos que el mismo contiene pueden conocer perfectamente la organización del negocio y el sistema de contabilidad.

Los documentos de trabajo de los contadores son el nexo entre los registros de los clientes y el informe del contador, estos documentos deberán estar redactados con precisión y claridad con objeto de que pueda obtenerse fácilmente de los mismos cualquier información que sea necesaria.

De los informes que se entregan a los clientes se conservan copia en los archivos de la empresa. En los mismos se conservan también los documentos de trabajo, el expediente fundamental y los partes de tiempo invertido.

Para terminar como cualquier otra empresa en necesario llevar una Contabilidad General y Formular Estados Financieros para la correcta toma de decisiones.

Organización de un Despacho Contable

El trabajo que constituye la Actividad de un Contador Público puede dividirse en cinco partes principales, todas las cuales tiene aplicación corrientemente a las Empresas, Negocios Pequeños ó diversas actividades:

Auditoría. Este trabajo consiste en la comprobación y verificación de la contabilidad para establecer la exactitud de su contenido antes de prepararse el Estado de Situación Financiera y los demás estados financieros.

Contabilidad General. Están comprendidos los trabajos que tienen un carácter informativo para la empresa, en todo lo que se refiera a las cuentas y a la situación financiera que reflejen las mismas. En el caso de que se trate de la reorganización, fusión ó liquidación de empresas, los servicios del contador público son muy convenientes.

Contabilidad de Costo y Eficiencia del Trabajo. Consiste en la reorganización del sistema de contabilidad de un negocio de fabricación en virtud del cual pueden obtenerse estadísticas exactas de fabricación y prepararse los informes de costo.

Investigaciones. Los Contadores Públicos son contratados por las empresas bancarias o financieras para examinar las cuentas de una compañía con motivo de la emisión de obligaciones y otros valores o en el caso de la compra o venta de una empresa comercial.

Informes sobre impuestos. La preparación de los informes sobre impuestos Federales y Estatales, según los datos obtenidos de los registros financieros de un negocio, constituye una de las especialidades de los contadores públicos, sumamente importante a causa de la complejidad del sistema actual de tributación.

Además de las especialidades antes citadas, los servicios de los Contadores Públicos tienen otras varias aplicaciones es decir pueden intervenir en diversas actividades del campo comercial de acuerdo con la complejidad y extensión de los negocios.

Los Contadores que organizan su negocio en forma de sociedades anónimas son relativamente pocos, pues la actividad de una empresa profesional requiere un personal plenamente responsable, y es conveniente para las empresas hacer figurar en su título los nombres de personas de reconocida solvencia en su profesión.

Generalmente, las Sociedades Civiles es la forma de asociación en una empresa que vende servicios profesionales.

La organización de oficina de una empresa de contadores depende, naturalmente, del volumen de sus actividades, de la clase de trabajo en que está especializada y del campo que abarque sus servicios. Casi todas las empresas profesionales comienzan teniendo un carácter local y extienden sus actividades a medida que aumenta la reputación de la empresa. Así las empresas de contadores de mayor relieve tiene sucursales de sus oficinas en las principales ciudades del país. La forma más corriente de organización consiste en confiar a socios de la empresa la dirección de las diferentes ramas en que naturalmente se dividen los trabajos. El desarrollo de cada especialidad del negocio depende casi totalmente del carácter y de la capacidad de la persona que está al frente de la misma, y la magnitud de una empresa profesional depende de la labor conjunta de las personas que han intervenido de una manera responsable en la constitución de la empresa. De aquí que prevalezca la costumbre, en las empresas de contadores de admitir en la sociedad civil a miembros de su personal.

Como regla general los socios se dividen en dos clases Principales y Auxiliares. Los socios principales tienen a su cargo las actividades de mayor importancia, y los auxiliares se ocupan en las gestiones de menor responsabilidad.

Desde el punto de vista de la distribución de beneficios, se hace a menudo otra distinción entre los socios. El método de distribución de los beneficios es un medio de incluir al empleado de confianza y competente entre aquellos socios auxiliares que no tienen otro interés en el negocio que una determinada parte de los beneficios, a la que tienen derecho después de pagado al capital o a las acciones el interés que tienen asignado. El plan de distribución es, en líneas generales el siguiente: El valor inmaterial del negocio se divide en 100 acciones que se distribuyen entre los socios principales, generalmente tomando como base su capital invertido. Los socios principales tienen derecho al activo de la sociedad y quedan obligados por el pasivo en la misma proporción. Además de las acciones de fundador, se emiten otras acciones sin este carácter. De estas últimas acciones se asignan primeramente 15 a cada uno de los socios principales y después se distribuyen entre los socios auxiliares tantas acciones como determine el Consejo de Administración integrado por los socios principales o algunos de ellos y que en ningún caso excederán de 15 las que se asignen a cada socio auxiliar o empleado. Una vez distribuido entre los socios principales el interés sobre sus inversiones, la participación de cada socio principal y auxiliar será aquella parte de los beneficios a distribuir representada por una fracción cuyo numerador será el número de acciones de toda clase, poseídas por el socio, y el denominador será el total de acciones en poder de todos los socios. Ningún socio tiene derecho a reclamar en el caso de que su interés se haya disminuido por haberse aumentado el número de acciones de fundador en circulación.

Los Socios Auxiliares llegan a ser socios principales mediante la compra de las acciones de fundador que se tengan destinadas para este fin o que queden disponibles por la muerte o el cese de un miembro del Consejo de Administración, compuesto generalmente de socios principales. Las ventajas de este método son su flexibilidad y la forma en que están protegidos los intereses de los socios más antiguos atendiendo también a la recompensa de los méritos mediante la distribución de acciones no fundacionales.

La próxima semana seguiremos comentando el tema [1]

             

[2]

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[1] ROY B. KESTER ,CONTABILIDAD TEORIA Y PRACTICA III

 

 

ROY B. KESTER ,CONTABILIDAD TEORIA Y PRACTICA III

Soy Contador Público

Era una tarde lluviosa, llegue al Despacho de mi padre pensativo, tenía 15 años, había terminado la Secundaria y estaba viendo en el periodico donde estudiar, podía ser una Preparatoria pero el consejo de mi madre me dijo que no. Que estabamos en mala situación financiera y necesitaba ayudar a mi padre por lo cual tenia que estudiar algo técnico y me preguntaba que demonios voy a estudiar y  ayudar a mi  familia podría ser algo de computadoras pero en ese momento no existia nada sobre ese el tema solo la publicidad de un gran invento que era necesario para todo el mundo pero solo lo podía tenerlas las grandes Empresas de ese momento nunca me imagine hasta donde podría llegar ese invento. Veía en la ventana del privado de mi padre en el cual ya caía la noche cuando de repente llego mi progenitor colocándose en su sillón giratorio  me ignoro completamente creo que nunca se dio cuenta que me encontraba ahí. Estaba concentrando en su trabajo era tiempo de Declaraciones Anuales elaborando su Hoja de Trabajo con sus auxiliares preparando la balanza de Comprobación se oía como sumaban las sumadoras sin parar y en ese momento pensé yo nunca seré contador solo los veo trabajando sin parrar siempre concentrados pasar tantas horas en el escritorio día y noche los veo desesperado de no poder terminar el trabajo en este tiempo no salen para nada pasan días y días noche tras noche para que solo descastarse.

Dios no lo permitas que yo sea eso, me gustaría ser Ingeniero hacer computadoras si es lo que me gustaría alejarme completamente de este mundo que tienes que hacer muchas hojas tabulares, concentración de gastos, relación de ingresos, hacer balanzas de comprobación que si no cuadran es como darse un balazo en la cien ya que debes de corregir la información hasta que te cuadre  no es lo que me gustaría ser .

A mi me gusta ser libre no estar encerrado estar de un lado para el otro y no critico a mi padre es solo que no me gusta ese tipo de trabajo ya que quiero mucho a mi papá es mi ídolo siempre cuento con él es lo máximo tiene una personalidad impresionante en donde vaya siempre es bien recibido todo el mundo le hace caso cuando salgo con él siento que voy con un artista de cine siempre me comprende me lleva lugares muy bonitos es un gran tipo gracias a Dios tengo a mi papá ya que ha estado enfermo no se que sea pero me doy cuenta que no se acuerda de muchas cosas se ha puesto mal ha quedado varias semanas en casa se ve mal mi papá.

Por eso estoy en su Despacho vengo por él para que me acompañe a ver las Escuelas pero creo que no vamos a ir esta muy apurado con sus auxiliares en el cual esta discutiendo mucho de repente mi padre se pone como loco gritando que lo ayuden con el trabajo no lo puede terminar y varios clientes se quieren ir por que no puede terminar el trabajo y en ese momento se pone a llorar no lo puedo creer mi ídolo esta llorando no lo puedo creer y todos los auxiliares se están burlando de él

Me esta doliendo el pecho como es posible que esa gente se esta burlando de mi padre como es posible que nadie lo quiere ayudar sin darme cuenta ya estaba frente  de todos y  le dije a mi padre No te preocupes te voy ayudar, ¡ yo te voy ayudar¡ y mi papá me dijo como si estas muy chico. Si es verdad soy muy chico pero yo te voy a salvar de todo.

Esas palabras me salieron del corazón pero nunca me imagine hasta donde llegarían..  

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