2da Parte de la Organización de un Despacho Contable
Un Socio
dirige el trabajo del personal de la Oficina por medio de los jefes de los
distintos departamentos de la misma, y , de acuerdo con los demás socios,
asigna ocupación a los miembros del personal de contabilidad. Otros empleados
se ocupan en los trabajos que les asignan los jefes de los distintos
departamentos. El Socio que actúa como director de la oficina está generalmente
en contacto directo con las actividades del personal. Sus principales
obligaciones consisten en el Despacho de la correspondencia, Firma de cheques y
en revisar la facturación de los clientes por el trabajo correspondiente a los
contratos perfeccionados. Los demás socios asumen la responsabilidad del
trabajo del personal, bien dirigiendo los trabajos en la oficina de los
clientes, si son de tal importancia que requieren su atención personal, o bien
delegando su responsabilidad en inspectores o socios auxiliares, en el caso de
que asuntos de mayor importancia requieran su asistencia a la oficina.
La
correspondencia de los socios y de otros jefes está encomendada, en las
empresas importantes a un departamento de correspondencia. Este departamento
hace llegar a los contadores que tienen a su cargo un asunto determinado, la
documentación que se reciba con motivo del mismo, tal como la que envían los
Bancos confirmando el saldo de la cuenta de un cliente. Las actividades de este
departamento se extienden también al archivo de los registros generales y de la
correspondencia confiándosele también la custodia de los registros de trabajo.
El socio
que tiene a su cargo la oficina general puede estar relevado de los trabajos de
detalle por uno o más auxiliares. Uno de éstos se encarga de la compra de los
efectos de escritorio y suministros para el uso de la oficina principal y de
las sucursales.
Una buena
biblioteca constituye una partida importante en el activo de una empresa
profesional de contadores públicos, especialmente en el caso de que las copias
de los informes de las inspecciones y trabajos de investigación realizados por
la misma se trasladen del archivo a la biblioteca, una vez que han servido para
su propio y adecuado objeto.
En las
bibliotecas de casi todas las empresas de contadores se encuentran las
diferentes revistas que se editan sobre materia de contabilidad y es un motivo
de satisfacción para las empresas más antiguas el poder enseñar ejemplares
antiguos de las revistas profesionales, que en algunas ocasiones son indicios
de la vida comercial de la empresa.
Teniendo
presente que el trabajo de los contadores públicos pone a éstos en contacto con
toda clase de empresas comerciales, es muy importante disponer de la
información suficiente sobre materias financieras, industriales, legislación
mercantil, fiscal y contable así como administrativa.
Antes de
hacerse cargo de un trabajo por cuenta de un nuevo cliente, uno de los socios
se entrevista generalmente con él para tratar sobre el trabajo a realizar. El
socio tiene que concretar lo que el cliente desea y quién es la persona
responsable de la inspección, con objeto de que no surjan dificultades sobre el
trabajo o sobre el pago que haya de hacerse por el mismo.
Al visitar
por primera vez la oficina de un cliente se prepara un juego de documentos que
se denomina expediente fundamental todo
cuanto se contiene en este expediente es materia a la que han de dedicar una
atención preferente los contadores considerándose como indispensables los
conceptos que se detallan a continuación:
-
Escritura de Sociedad
-
Estatutos
-
Actas del Consejo de Administración
-
Franquicia
-
Valor Inmaterial
-
Patentes y Marcas Comerciales
-
Valoración de Propiedades
-
Organización y Personal
Este expediente tiene un gran
valor para el personal de contadores que tiene que realizar inspecciones
periódicas, pues con los datos que el mismo contiene pueden conocer
perfectamente la organización del negocio y el sistema de contabilidad.
Los documentos de trabajo de los
contadores son el nexo entre los registros de los clientes y el informe del
contador, estos documentos deberán estar redactados con precisión y claridad
con objeto de que pueda obtenerse fácilmente de los mismos cualquier
información que sea necesaria.
De los informes que se entregan a
los clientes se conservan copia en los archivos de la empresa. En los mismos se
conservan también los documentos de trabajo, el expediente fundamental y los
partes de tiempo invertido.
Para terminar como cualquier otra
empresa en necesario llevar una Contabilidad General y Formular Estados
Financieros para la correcta toma de decisiones.
