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C.P. Alejandro Maximiliano Alvarez Cortés
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SISTEMA DE PAGO REFERENCIADO

SISTEMA DE PAGO REFERENCIADO

2da Parte de la Organización de un Despacho Contable

Un Socio dirige el trabajo del personal de la Oficina por medio de los jefes de los distintos departamentos de la misma, y , de acuerdo con los demás socios, asigna ocupación a los miembros del personal de contabilidad. Otros empleados se ocupan en los trabajos que les asignan los jefes de los distintos departamentos. El Socio que actúa como director de la oficina está generalmente en contacto directo con las actividades del personal. Sus principales obligaciones consisten en el Despacho de la correspondencia, Firma de cheques y en revisar la facturación de los clientes por el trabajo correspondiente a los contratos perfeccionados. Los demás socios asumen la responsabilidad del trabajo del personal, bien dirigiendo los trabajos en la oficina de los clientes, si son de tal importancia que requieren su atención personal, o bien delegando su responsabilidad en inspectores o socios auxiliares, en el caso de que asuntos de mayor importancia requieran su asistencia a la oficina.

La correspondencia de los socios y de otros jefes está encomendada, en las empresas importantes a un departamento de correspondencia. Este departamento hace llegar a los contadores que tienen a su cargo un asunto determinado, la documentación que se reciba con motivo del mismo, tal como la que envían los Bancos confirmando el saldo de la cuenta de un cliente. Las actividades de este departamento se extienden también al archivo de los registros generales y de la correspondencia confiándosele también la custodia de los registros de trabajo.

El socio que tiene a su cargo la oficina general puede estar relevado de los trabajos de detalle por uno o más auxiliares. Uno de éstos se encarga de la compra de los efectos de escritorio y suministros para el uso de la oficina principal y de las sucursales.

Una buena biblioteca constituye una partida importante en el activo de una empresa profesional de contadores públicos, especialmente en el caso de que las copias de los informes de las inspecciones y trabajos de investigación realizados por la misma se trasladen del archivo a la biblioteca, una vez que han servido para su propio y adecuado objeto.

En las bibliotecas de casi todas las empresas de contadores se encuentran las diferentes revistas que se editan sobre materia de contabilidad y es un motivo de satisfacción para las empresas más antiguas el poder enseñar ejemplares antiguos de las revistas profesionales, que en algunas ocasiones son indicios de la vida comercial de la empresa.

Teniendo presente que el trabajo de los contadores públicos pone a éstos en contacto con toda clase de empresas comerciales, es muy importante disponer de la información suficiente sobre materias financieras, industriales, legislación mercantil, fiscal y contable así como administrativa.

Antes de hacerse cargo de un trabajo por cuenta de un nuevo cliente, uno de los socios se entrevista generalmente con él para tratar sobre el trabajo a realizar. El socio tiene que concretar lo que el cliente desea y quién es la persona responsable de la inspección, con objeto de que no surjan dificultades sobre el trabajo o sobre el pago que haya de hacerse por el mismo.

Al visitar por primera vez la oficina de un cliente se prepara un juego de documentos que se denomina expediente fundamental  todo cuanto se contiene en este expediente es materia a la que han de dedicar una atención preferente los contadores considerándose como indispensables los conceptos que se detallan a continuación:

-          Escritura de Sociedad

-          Estatutos

-          Actas del Consejo de Administración

-          Franquicia

-          Valor Inmaterial

-          Patentes y Marcas Comerciales

-          Valoración de Propiedades

-          Organización y Personal

Este expediente tiene un gran valor para el personal de contadores que tiene que realizar inspecciones periódicas, pues con los datos que el mismo contiene pueden conocer perfectamente la organización del negocio y el sistema de contabilidad.

Los documentos de trabajo de los contadores son el nexo entre los registros de los clientes y el informe del contador, estos documentos deberán estar redactados con precisión y claridad con objeto de que pueda obtenerse fácilmente de los mismos cualquier información que sea necesaria.

De los informes que se entregan a los clientes se conservan copia en los archivos de la empresa. En los mismos se conservan también los documentos de trabajo, el expediente fundamental y los partes de tiempo invertido.

Para terminar como cualquier otra empresa en necesario llevar una Contabilidad General y Formular Estados Financieros para la correcta toma de decisiones.